Online vergaderen

Online vergaderen ...

We worden stilaan gewoon aan het online gebeuren. De ene werknemer went hier snel aan, voor de andere is het een zoektocht hoe en waar het efficiëntst werken is.

Ook hierbij is People Management een essentieel element. Nu we vanop afstand en op allerlei digitale manieren werken, moeten we zorg dragen voor onze werknemers. Dat ze zich goed voelen bij hun job, gemotiveerd blijven en hen begeleiden waar nodig om in deze omstandigheden verder te werken.

Voor velen is online vergaderen buiten hun comfortzone, ondanks ze letterlijk in hun comfortzone zitten. Skypen, vergaderen via Teams, Zoom, … Het bezorgt hen alvast een eerste stressmomentje.

We sommen enkele tips op om op een efficiënte manier online te vergaderen.

Wanneer je online vergadert, kies dan voor een ruimte in huis waar weinig stoorzenders
zijn zodat je je volop kan focussen. Het helpt ook om zo de afstand tussen werk en privé te bewaren.

Niet iedereen voelt zich even comfortabel om online te vergaderen. Sommigen hebben er geen probleem mee om hun mening te delen, anderen houden zich op dat moment liever afzijdig.

Behoed je erop dat iedereen zijn/haar mening deelt. Laat eventueel eerst degene aan het woord waarvan je weet dat zij zich onzeker voelen. Op die manier worden ze niet overdonderd door personen die wel duidelijk hun mening hebben.

Stel vooraf de agendapunten samen en hou je aan de afgesproken timing. Een goede voorbereiding maakt dat de vergadering vlot kan verlopen en zorgt er voor dat iedereen vooraf geïnformeerd wordt over het doel van de vergadering.

Bezorg na afloop een korte samenvatting en een actielijst. Zo kan iedereen deze nog even doornemen en is het duidelijk van wie wat verwacht wordt.

TIP: Voorkom om te vergaderen met een grote groep. Doe dit uitsluitend met de mensen die ook echt belang hebben bij de agendapunten. Op die manier vermijd je dat iedereen door elkaar praat of helemaal niet aan het woord komt. Bovendien zorg je zo ook voor de betrokkenheid van iedereen.

De kracht van een efficiënte, online vergadering begint bij een duidelijke communicatie en een duurzame organisatie ;-)

Deel dit artikel

Vrijblijvend kennismaken?

Contacteer ons
Contacteer ons